Este fenômeno é chamado de "oscilação de escopo". Além disso, acrescente uma equipe totalmente remota com limites estreitos de trabalho e vida e você terá problemas.

Quando você está encarregado de um projeto, espera que sua equipe execute e atenda às necessidades do usuário. Em troca, você sempre busca liderar com clareza e empatia para com os membros de sua equipe. Mas o que acontece quando a gerência deseja alterar certos recursos do produto além do escopo do projeto existente?

Como líder de equipe, você provavelmente está acostumado a essa situação. Os projetos mudam frequentemente devido ao feedback do usuário ou às condições dinâmicas de negócios. É natural e pode levar a resultados positivos. 

No entanto, quando todas essas mudanças inesperadas se somam, seu produto final pode ser muito mais complicado do que o que sua especificação originalmente exigia. Este fenômeno é chamado de "oscilação de escopo". É um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de projetos, pois você precisa equilibrar continuamente seu cronograma e demandas.

O que é aumento de escopo?

Quando a lista de entregas de um projeto começa a ir além de sua visão ou escopo original, você pode dizer que ele está sofrendo de aumento de escopo. Refere-se a uma mudança nas especificações que ocorre no meio do cronograma do projeto, sem os ajustes de tempo e recursos necessários para garantir sua execução bem-sucedida. 

Por exemplo, se uma parte interessada interna solicitar um recurso adicional sem considerar o tempo e o custo do desenvolvimento e o gerente de projeto apenas disser “sim” para cada solicitação, seu projeto está suscetível ao aumento do escopo.

O aumento do escopo geralmente ocorre quando os principais interessados ​​no projeto adicionam requisitos ao plano original do projeto. Também ocorre como resultado de desentendimentos e desentendimentos internos. Com o tempo, as expectativas do cliente mudam e fornecer um projeto que atenda às suas necessidades também significa expandir o escopo em uma extensão razoável. No entanto, é sempre um ato de equilíbrio envolvendo os três fatores-chave do projeto: qualidade, tempo e custo. 

Três razões principais para o aumento do escopo em projetos

O aumento do escopo pode ocorrer por vários motivos. Uma pequena solicitação de mudança pode transformar um recurso de design secundário em um requisito principal. Um novo executivo poderia convencer as partes interessadas a se concentrar em um determinado recurso. Também pode ser causado por não definir explicitamente o escopo no início de um novo projeto.

Alguns disparadores de oscilação de escopo estão além do seu controle. Por exemplo, se houver uma mudança no topo de sua estrutura organizacional, você não pode prever com certeza como um projeto em andamento seria afetado. Os projetos internos também não são imunes ao aumento do escopo, pois as partes interessadas podem e irão pressionar por mudanças na definição e no escopo do projeto que beneficiarão seus próprios departamentos.

1. Critérios iniciais mal definidos

O aumento do escopo pode ser uma consequência direta de critérios mal especificados, o que geralmente é o resultado de comunicações pouco claras e imprecisas . Um conjunto vago de entregas e cronogramas costuma ser um alvo fácil para as partes interessadas que sentem que podem exigir o que quiserem. 

Isso também ocorre quando é negado à equipe o tempo necessário para montar e identificar critérios abrangentes. Todo mundo acaba com um conhecimento nebuloso dos requisitos e, quando as agendas individuais entram em jogo, isso se transforma em um vale-tudo.

A falta de comunicação entre a equipe do projeto e os usuários ou partes interessadas é geralmente o maior obstáculo na mitigação do risco de aumento de escopo. Quando uma equipe de projeto não entende claramente os requisitos, o produto final será totalmente diferente do plano original.

Às vezes, os usuários e proprietários de projetos também são culpados pelo aumento do escopo. Quando eles não têm uma visão clara do que desejam, tendem a mudar de ideia com frequência, o que leva a mais confusão e a solicitações intermináveis ​​de mudança de projeto.

2. Subestimar a complexidade do projeto

Muitos executivos de desenvolvimento de negócios e gerentes de projeto tendem a subestimar a complexidade e o custo de um projeto, especialmente quando estão apenas fazendo uma licitação. No entanto, na tentativa de cortar custos, esses gerentes muitas vezes não percebem como isso é complexo. O que inicialmente parece ser uma tarefa que leva uma ou duas etapas pode, na verdade, levar cinco ou mais etapas quando está sendo executada. 

Como desenvolvedor, você deseja um conjunto claro de expectativas que lhe permitirá planejar suas tarefas de acordo. Os programadores e desenvolvedores têm melhor desempenho quando sabem exatamente o que o patrocinador do projeto espera deles. Um resumo do projeto que minimiza a complexidade de um projeto pode resultar em prazos perdidos e dificuldades em garantir os recursos necessários para concluir tarefas particularmente difíceis. 

Esse tipo de erro de estimativa é comum em projetos que estão sendo executados pela primeira vez em uma empresa ou indústria, especialmente quando são liderados por gerentes de projeto que não têm um bom conhecimento dos requisitos técnicos. Ninguém sabe o que esperar e não há ninguém a quem pedir conselho. Um bom gerente de projeto envolverá um desenvolvedor experiente que já trabalhou em projetos semelhantes para definir prazos e cronogramas de custos.

3. Chapeamento de ouro

O termo “chapeamento de ouro” refere-se à tendência de exceder as especificações de um projeto. Essas modificações, em última análise, consomem tempo e despesas e não devem aumentar muito a satisfação do consumidor.

Normalmente, o folheamento a ouro é realizado sem nenhum custo extra para a empresa pela equipe do projeto. Eles o fazem com o objetivo de encantar a liderança. No entanto, o tiro pode sair pela culatra. Como você está introduzindo novos recursos no produto sem autorização prévia, eles podem vê-lo como uma alteração não autorizada. Isso pode resultar na rejeição do projeto como um todo.

Por que as equipes de projeto recorrem ao revestimento de ouro?

Para deixar os usuários felizes: As equipes de projeto desejam aumentar o fator “uau” de um produto adicionando novos recursos. No entanto, esses recursos podem não ser necessários ou diminuir a funcionalidade pretendida do produto.

Exibindo-se: os gerentes de projeto e os membros da equipe incorporam novos recursos para mostrar suas habilidades e aumentar sua reputação. No entanto, os recursos folheados a ouro podem tornar o produto menos eficaz ou mais caro para operar.

Desviar o foco dos defeitos: uma equipe também pode adicionar recursos extras para compensar bugs não resolvidos no produto final. 

O folheamento a ouro aumentará o custo geral e o risco do projeto e o forçará a mudar o cronograma. Isso aumenta as expectativas do proprietário do projeto. Se você não atender às expectativas deles, corre o risco de torná-los insatisfeitos com seu trabalho.

Scope creep e trabalhando em casa

Imagine que você seja um desenvolvedor iOS trabalhando em casa e sua equipe tenha sido designada para construir uma solução de entrega de alimentos para pessoas na dieta Keto.  

Você planejou cuidadosamente o número de horas que espera que o projeto levasse antes de se inscrever para o trabalho e mapeou todo o seu processo. Os produtos que você concorda em fornecer ao cliente incluem:

Um aplicativo de cliente, incluindo registro e criação de perfil, pesquisa de restaurante, colocação de pedido, carrinho de compras, pagamento e rastreamento.

Um aplicativo de restaurante, com sistema de cadastro e criação de perfis, painel, sistema de gerenciamento de pedidos e integração de pagamentos com Stripe, Paypal e Square API.

Um aplicativo de correio, incluindo registro e criação de perfil, um método de atualização de status, gerenciamento de pedidos, carteira eletrônica e um sistema de recompensas e incentivos.

Integração com Facebook, Apple ID e Google. 

Notificações via push. 

Design UI / UX

Você espera que esse trabalho leve 300 horas distribuídas por dois meses. Você também decide contratar um designer de UX baseado em projeto, pois deseja se concentrar no back-end do sistema. 

Na metade do estágio de desenvolvimento do projeto, um novo gerente de projeto se junta à equipe e pede um feedback sobre o projeto que você já iniciou. Acontece que os donos do produto querem adicionar novos recursos ao aplicativo, como a capacidade de enviar notificações push pelo WhatsApp ou compartilhar fotos e avaliações de alimentos pelo Instagram. 

Após a reunião, você precisará voltar à prancheta para apresentar alguns tipos de ideias diferentes para a aprovação do novo gerente de projeto, e os e-mails trocados sobre isso acabam absorvendo grande parte das horas restantes. 

Quando você trabalha em casa, a comunicação com usuários, partes interessadas e proprietários de projetos pode ocupar horas extras de seu tempo, fazendo com que você cancele seus outros planos. Você pode acabar trabalhando noite adentro, esperando cumprir os prazos de seu projeto.

Como prevenir o aumento do escopo: seis estratégias

A primeira coisa que você precisa saber é que o aumento do escopo é inevitável, especialmente se sua equipe usa uma metodologia de gerenciamento de projetos que enfatiza sprints rápidos e melhoria contínua. 

Seu objetivo, portanto, não deve ser pará-lo totalmente. Em vez disso, você precisa atenuá-lo. Você pode construir uma certa quantidade de aumento de escopo em seu planejamento de projeto, apenas o suficiente para mostrar flexibilidade sem colocar em risco a qualidade do projeto.

Aqui está uma lista de medidas de controle de escopo que não farão com que seu projeto seja interrompido por aumento de escopo:

1. Defina o escopo e o cronograma do seu projeto

Antes de gerenciar um projeto com eficácia, você precisa definir o escopo por completo. Aqui estão duas coisas que você precisa fazer ao definir seu escopo e cronograma:

Trabalhe com as principais partes interessadas na criação de especificações de recursos e documentos de requisitos de negócios que permitirão à sua equipe apresentar um MVP (produto mínimo viável). para melhoria. Certifique-se de que seus desenvolvedores estejam incluídos no planejamento inicial para que possam comentar sobre a viabilidade técnica de quaisquer recursos que o pessoal do produto sonhe. 

Identifique, registre e expresse suas suposições. As premissas são aqueles elementos considerados válidos para a duração do projeto relacionado ao projeto. Por exemplo, você precisa presumir que todos os principais tomadores de decisão estarão presentes em todas as reuniões e que as partes interessadas fornecerão todas as informações de que você precisa para concluir suas tarefas.

Ser flexível com seu orçamento e cronogramas o ajudará a lidar com as mudanças do projeto. Ajudaria se você especificar um buffer para ficar confortável e não fazer escolhas apenas com base no medo de ultrapassar o orçamento.

2. Implementar um processo de gerenciamento de mudanças

Às vezes, você não pode evitar as alterações solicitadas que vêm como resultado do feedback do usuário ou das partes interessadas. No entanto, você sempre pode se preparar para eles. O estabelecimento de um conjunto de procedimentos de controle e gerenciamento de mudanças garantirá que cada solicitação de mudança passe pelos canais adequados. 

Primeiro, você precisa garantir que as alterações solicitadas sejam comunicadas com clareza. Uma das principais causas do aumento do escopo são as especificações mal definidas e as solicitações de mudança não são exceção. Cada solicitação de mudança deve ser descrita claramente e os motivos da mudança também devem abordar um problema específico do projeto.

Em segundo lugar, você e sua equipe devem avaliar a solicitação de mudança, junto com o patrocinador do projeto, a pessoa ou departamento que fez a solicitação e outros indivíduos que podem ser afetados pela mudança. Uma única solicitação de mudança pode ter um impacto mais do que apenas o cronograma ou o custo. Também pode afetar a disponibilidade de recursos e outros projetos que dependem da conclusão do projeto em questão. 

Finalmente, você precisa implementar um sistema de aprovação / negação. Isso envolve a identificação de pessoas que podem aprovar ou negar solicitações de mudança, o número de aprovadores necessários para que uma mudança seja implementada, um método para verificar se a mudança foi executada (como um sistema de gerenciamento de mudança de código como Git) e os critérios para declarar a mudança um sucesso ou fracasso.

3. Organize seu dia de forma eficaz

Quando estiver trabalhando em casa, você terá várias tarefas e tarefas que precisará cumprir ao longo do dia. Pode ser muito difícil controlar as reuniões e os resultados da equipe, as solicitações de folga, as conferências de última hora e outras atividades relacionadas ao projeto se você e sua equipe não estiverem trabalhando no local. 

Ao usar o software de agendamento , você pode ter visibilidade sobre o tempo dos membros da equipe, arquivar para folga e compartilhar sua programação com outros membros da equipe. Ao planejar e programar seu dia de maneira adequada e garantir que as agendas de seus colegas de equipe também estejam alinhadas, você pode ter uma boa ideia da quantidade de trabalho que precisa fazer diariamente para que possa progredir nas tarefas do projeto.  

Gerenciar o aumento do escopo também significa que você tem todos os recursos de que precisa para atividades específicas no momento em que precisa deles e que é capaz de conduzir sprints de acordo com a linha do tempo combinada originalmente com a equipe e os proprietários do projeto. 

Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Trello, Jira ou Monday.com ajudará você a identificar quais tarefas estão pendentes, no caminho certo ou em risco de ultrapassar o cronograma. Essas informações permitirão que você atribua recursos a tarefas urgentes e garantirá que seu projeto siga o cronograma, mesmo que sua equipe esteja trabalhando remotamente nas entregas.

4. Garanta uma comunicação clara com os colegas

A consequência de métodos de comunicação pouco claros é a falta de eficiência. Se sua equipe não estiver disposta ou não puder responder a perguntas diretamente, isso fará com que suas caixas de entrada de e-mail ou canais do Slack sejam inundados com mensagens e respostas. Isso torna difícil para sua equipe procurar informações no futuro. 

Como desenvolvedor remoto, você precisa se comunicar claramente com seus colegas, stakeholders, gerentes de projeto e fornecedores (se houver). Quanto mais claro você estiver com suas comunicações, mais tranquilo o projeto será executado.

Aqui estão 5 dicas para estabelecer comunicações eficazes dentro de equipes remotas:

Seja proativo ao se comunicar com sua equipe: Quando um membro da equipe fizer uma pergunta, tente responder imediatamente. 

Agende standups de rotina: Isso dará a você uma ideia do progresso dos membros da sua equipe e a oportunidade necessária para expressar suas opiniões.

Estabeleça metas desde o início: metas claras darão à sua equipe uma ideia melhor do que eles precisam realizar.

Aprenda a dizer “não”: muito do aumento do escopo vem de usuários ou stakeholders que parecem pensar que os desenvolvedores são autômatos. Um “não” firme, mas gentil, seguido por uma explicação sobre sua carga de trabalho e limitações técnicas, o ajudará a recuar em solicitações irracionais que poderiam levar ao aumento do escopo.

Fornece tempo de execução extra nas tarefas: Isso ajudará a proteger contra aumento de escopo e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, mesmo se os membros da sua equipe tiverem que conciliar o trabalho com as tarefas domésticas.

Não precisa ser difícil se conectar de forma eficaz com uma equipe de funcionários remotos ; você só precisa pensar com inteligência sobre as maneiras mais produtivas de se conectar e falar com eles.

5. Envolva sua equipe no processo de tomada de decisão

Seja você um desenvolvedor ou gerente de projeto,não pode deixar de receber muitos comentários e sugestões de sua equipe, alta gerência ou usuários finais. Você pode ficar tentado a considerar cada mudança, mas isso pode prejudicar você e a empresa a longo prazo. No entanto, como especialista no assunto, você tem a palavra final sobre as solicitações que sua equipe implementará. 

Seria melhor considerar todos os aspectos da mudança, avaliar todas as opções, discutir com sua equipe e tomar a decisão final com base no feedback de sua equipe. Envolver sua equipe permitirá que você avalie sua capacidade e disponibilidade para executar a mudança e sua disposição para fazê-lo. A contribuição deles será muito útil quando você apresentar cronogramas revisados ​​e documentos de escopo.

6. Calcule o tempo e os custos perdidos

Nenhum projeto é executado sem um orçamento. Muitos gerentes de projeto medem seu sucesso por quanto custa para terminar um projeto. No entanto, mesmo que você aplique muitas proteções, não poderá deixar de ultrapassar o orçamento, especialmente quando as solicitações de mudança continuam chegando e você precisa refazer tarefas específicas. 

As pessoas também subestimam a quantidade de tempo necessária para que os projetos sejam implementados. Isso é particularmente verdadeiro quando o gerente de projeto não está familiarizado com as tarefas a serem concluídas. Seu trabalho como desenvolvedor é educar o gerente de projeto sobre a quantidade ou natureza do trabalho que o projeto requer para que ele possa criar cronogramas de projeto razoáveis. 

Você também deve estar envolvido na definição do orçamento para seu projeto, especialmente se o trabalho envolver mais de um desenvolvedor. O custo de desenvolvimento é mais do que apenas a compensação que você recebe pelo projeto - ele também inclui despesas como eletricidade e equipamentos, especialmente se você estiver construindo um produto do zero. 

Depois de entrar na fase de implementação do projeto, você poderá ter uma boa ideia de suas despesas. Conforme você contabiliza os custos incorridos, precisa compará-los constantemente com o orçamento que foi alocado para o seu projeto. 

Nada assusta mais as partes interessadas do que um projeto que ultrapassou o orçamento e, uma vez que virem que as mudanças solicitadas são a raiz dos custos extras, podem começar a reconsiderar suas solicitações. Obviamente, você também pode aproveitar seus cálculos para obter mais financiamento para as mudanças, especialmente se elas exigirem um novo software ou a contratação de programadores extras.

Resultado

O aumento do escopo é um fenômeno quase universal que pode acontecer com qualquer projeto de desenvolvimento de software. É também uma das principais causas do fracasso do projeto. O aumento do escopo pode ocorrer devido a diferentes motivos, como escopo mal definido, falta de controle de mudanças, comunicação deficiente ou planejamento de risco inadequado.

Como tantos outros problemas organizacionais, evitar o aumento do escopo requer comunicação consistente, gerenciamento de expectativas, um respeito saudável pelos limites e um roteiro bem definido para o resultado desejado. Tornar isso uma prioridade desde o início economizará muito tempo, energia, dinheiro para você e sua equipe.

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